Вы обычно пунктуальны или любите опаздывать? Вы успеваете закончить дела в конкретно оговоренные сроки? Вы своевременно подаете свои отчеты о проделанной работе? Можете ли вы выполнить запланированную работу до истечения крайних сроков? Считаете ли вы себя хорошим сотрудником?
Если ваш ответ отрицателен по любому из вышеперечисленных пунктов, значит, вы не умеете управлять временем так, как вам бы этого хотелось.
Итак, перед вами 20 советов, способных сделать из вас хорошего и ценного сотрудника:
1. Составьте ежедневный распорядок дня
Учитесь заранее планировать свой рабочий день. По возможности практикуйте подобные действия рано утром или же в вечернее время перед сном. Только так вам удастся иметь четкое представление о том, как именно будет проходить ваш рабочий день. К тому же незапланированное и крайне нежелательное развитие событий максимально исключено. Старайтесь, чтобы ваши дела совпадали с намеченным распорядком дня.
2. «Застолбите» сроки для каждого в отдельности задания
Внесите четкость и ясность. К примеру, пункт А необходимо выполнить к 10-ти утра, а пункт Б на протяжении 3-х дней и т. д. Так вы сможете не затягивать со сроками и не принимать решения в хаотичном порядке.
3. Задействуйте календарь
Присутствие календаря является наиболее основательным шагом в желании научиться управлять своей повседневной жизнью. Тем, кому привычнее использовать Outlook или Lotus Notes, календарь станет неотъемлемой частью почтовых приложений. Не стоит забывать о календаре Google. Было бы неплохо синхронизировать его со своим гаджетом. В итоге вы получаете доступ к заранее составленному графику независимо от места своего положения.
4. Используйте органайзер
Органайзер помогает быть в курсе всего, что происходит в вашей жизни. Это центральный инструмент для организации информации, списков дел и других вещей различной направленности.
5. Не забывайте про дедлайн
К какому окончательному сроку вам необходимо закончить свои задания? Отметьте сроки в своем календаре и органайзере, чтобы вы были в курсе.
6. Учитесь говорить «Нет»
Не берите на себя больше, чем вам под силу выполнить. Самое время убрать все, что мешает своевременно выполнить важные дела: скажите им «нет» или просто отложите их в долгий ящик.
7. Заранее планируйте цели
Когда вы нацеливаетесь на своевременный результат, вы либо успеваете, либо опаздываете. Первые запланированные дела, скорее всего, успеваете.
Для встреч старайтесь планировать свое время заранее. Учитывая дедлайн, отправляйтесь чуть раньше, чем того требует время.
Предложенные советы как раз учат тому, чтобы приезжать на встречи заблаговременно.
8. Временные ограничения вашей деятельности
Вам следует ограничить рабочий период на определённый временной промежуток.
9. Отведенное время вашей деятельности
Иногда мы настолько погружаемся в рабочий процесс, что теряемся во времени. Присутствие перед вами огромных часов станет дополнительным бонусом.
10. Установите напоминания за 15 мин. до ближайшего события
Календари имеют функцию напоминания. Если у вас на повестке дня имеется важная встреча с вашим участием, установите этот сигнал за 15 мин. до этого.
11. Фокусируйтесь
Вы настолько заняты разными делами, что еле успеваете? Если это действительно так, то попробуйте при условии определенного отрезка времени сосредоточить свое внимание на чем-то одном. К примеру, закрыть все окна с неиспользованными вами приложениями. Это то, что способно вас отвлекать. Затем следует сосредоточиться лишь на том, что занимает все ваше внимание именно в этот момент времени. Подобное руководство к действию способно принести эффективность в вашей работе.
12. Блокируйте отвлекающие вас факторы
Что вас отвлекает: ваша работа? Мгновенные сообщения? Звонок телефона? Сигнал входящих сообщений? Следуйте приведенным ниже советам:
· я практически не пользуюсь чатом. Единичные случаи, когда это происходит, связано с отсутствием работы в данный момент. Иначе это сильно меня отвлекает.
· когда я занимаюсь важной работой, я выключаю свой гаджет. Входящие звонки записываются и я связываюсь со своими абонентами позже. Такие действия помогают мне лучше концентрироваться.
13. Отслеживайте проведенное вами время
При подобном занятии вашим прямым помощником станет Egg Timer – онлайн-таймер обратного отсчета. Вам только необходимо определить нужное количество времени (к примеру, пол часа, 60 минут). Ваш помощник будет отсчитывать время в фоновом режиме. При завершении таймер подаст звуковой сигнал. Согласитесь, что это превосходный способ узнать время.
Вы можете найти больше приложений для отслеживания времени и выбрать тот, который подходит лично вам.
14. Не беспокойтесь о несущественных деталях
Не стоит беспокоиться о малозначительных деталях потому как вам не удастся получить все в точности тому, как вы того желаете. Попытка сделать это будет весьма малоэффективной.
15. Приоритет
Принимая во внимание тот факт, что вам не удастся сделать все, потребуется научить себя уделять приоритетное внимание более важным вещам.
Применяйте принцип 80/20, который является ключевым принципом при определении приоритетов.
16. Делегируйте
Когда в вашей работе присутствуют менее важные по значимости задачи, их могут сделать другие сотрудники. Это в значительной степени снимает нагрузку, и помогает сосредоточиться на чем-то более важном.
17. Расставляйте приоритеты правильно
Поскольку вы не можете делать все одновременно, просто направляйте свое приоритетное внимание по направлению к более важным вещам. Используйте принцип 80/20, что является ключевым фактором при определении приоритетов.
18. Уничтожьте пожирателей своего времени
Что поглощает основную массу вашего свободного времени вне работы? Социальные сети или же проверка электронной почты? Выход есть: перестаньте проверять их так часто. Несколько усложните свою жизнь, сделав затруднительным вход на подобные страницы.
Постарайтесь навсегда удалить из браузера нужные вам ссылки. Достойной им заменой станут сайты по работе. Никто не говорит, что произойдет чудо, и вы перестанете заходить на страницы социальных сетей. Нет, но, возможно, это будет гораздо реже.
19. Совместно выполняйте аналогичные задачи
Схожие работы объединяйте вместе. Например, моя работа может быть разделена на следующие пункты: 1) написание статьи, 2) обучение 3) рабочее совещание 4) развитие бизнеса 5) административные вопросы. Я совмещаю между собой однотипные задачи, поэтому есть согласованность и слаженность предпринимаемых мною усилий. Если мне нужно позвонить, я выделяю для этого специальное время. Это действительно упрощает рабочий процесс.
20. Оставьте буфер для промежуточного времени
Иными словами, не приводите все свои дела в так называемую стадию «тесного взаимодействия». Соблюдайте интервал в 5–10 мин. между каждым делом. Благодаря этому вы сумеете вовремя закончить предыдущую задачу, а после перейти к следующей.
Автор — Celestine Chua
Перевод статьи — 20 Quick Time Management Tips to Super Boost Your Productivity via Клубер
