Вы часто замечаете, что заняты весь день и у вас нескончаемый список дел? Вам постоянно не хватает времени?
Если ответ – да, возможно вы не используете своё время на полную. Скорее всего, у вас много того, что вас отвлекает, но выглядит, как «задание». И именно эти задания отнимают время и энергию.
Например, верите ли вы, что вы мега продуктивны, когда проверяете свой мейл или сидите на встречах? Вы можете так думать, но в результате – сколько вы исполнили?
К счастью, как скоро сами увидите, возможно избавиться (или, по крайней мере, сократить) все неважные вещи, чтобы выделить место для заданий, которые действительно имеют влияние и приносят потрясающие результаты. Но, перед тем, как мы дойдём до этого, давайте быстренько посмотрим, что случается, когда вы выделяете слишком много времени на задания с незначительным влиянием.
Прокрастинация, закон Паркинсона и т.д.
Прокрастинация
Оксфордский словарь английского языка даёт следующее определение слову «прокрастинация»: «Процесс, когда вы затягиваете или откладываете что-либо». Очевидно, успешные люди не ассоциируются с этой чертой.
Чтобы быть справедливыми, время от времени мы все поддаёмся прокрастинации. Но на самом деле это становится проблемой только тогда, когда прокрастинация начинает быть нашим единственным методом работы. Я уверен, что у вас были такие коллеги. Каким бы не было задание или проект, над которым они должны бы были работать – они постоянно находят причины или оправдания, почему они не могут начать.
Вы можете не принадлежать к такому типу людей, но…
Я могу поспорить, что вы не чувствуете, что прокрастинируете, когда работаете над заданиями с незначительным влиянием, например, проверяете мейл. Я знаю это, потому что я тоже таким был! Я чётко помню, что я чувствовал себя продуктивным, когда я работал над такими заданиями – даже несмотря на то, что это никогда не приводило меня к чему-то стоящему.
На осознание этого у меня ушли годы, но сосредоточение времени и энергии на незначительные, не важные задания – это форма прокрастинации. Это из-за того, что – если мы честны сами с собой – проще работать над поддержанием работоспособности, чем браться за более важные задания.
Закон Паркинсона
Согласно закону Паркинсона, ваша работа занимает то количество времени, которое вы для неё определили. В моей предыдущей рабочей жизни, я обнаружил, что этот закон лучше всего работает с незначительными заданиями.
Почему так?
Ваша лимбическая система (нервы и связи в вашем мозге, которые контролируют энергию и эмоции) так борется с тем, чтобы не работать с более сложными, самыми важными заданиями, что незначительные задания, которые поддерживают вашу работу служат почти как кокаин или конфетка. Другими словами, вы чувствуете себя продуктивными, когда вы над ними работаете. Это понятно, потому что вы, скорее всего, страшно заняты. Но, как я уже говорил раньше – быть постоянно занятым незначительными заданиями означает, что вы не сможете достичь ничего важного.
Тут нет порядка
Утро понедельника, вы уставшие, и вы только пришли в офис. Вы пьёте крепкий кофе, идёте к вашему столу, включаете компьютер и начинаете работать. Но, вы сразу попадаете в известную ловушку продуктивности, которая не даёт людям достичь целей – а именно, вы не выделяете времени на расставление приоритетов или планирование. Из-за этого, скорее всего, поработаете над целым списком неважных заданий, перед тем как дойдёте до действительно важных дел.
Например, сколько раз вы с самого утра просто наводили порядок на мейле (и слушали сплетни от коллег)? Скорее всего, ответ будет – много! Это может казаться разминкой перед началом настоящей работы, но в большинстве случаев, вы просто обнаружите, что вы потратили час или больше, ничего не сделав. Вы даже можете обнаружить, что пока вы были вовлечены во все эти мейлы и сплетни, вас позвали на встречу. И до того, как встреча закончится – вы, наверное, уже пропустили дедлайн выполнения проекта.
Культура компании и пугающие встречи
Не знаю, как вы, но мои предыдущие места работы помогли мне осознать следующее: люди любят организовывать встречи, чтобы обсудить или показать что-то, чтобы найти решения и т.д.
Но в большинстве случаев, эти встречи не всегда лучшее использование Вашего времени или времени других людей.
Хотя некоторые встречи важны, среднестатистический сотрудник тратит на них невероятное количество времени: 37 процентов среднестатистического рабочего времени проводится на встречах. (Шокирующая статистика!).
Больше этого, опрос 150 топ-менеджеров показал, что они считают 28 процентов встреч пустой тратой времени. (Я бы поспорил, что для большинства сотрудников, эта цифра 50%, потому что топ-менеджеров не приглашают на самые беспредметные встречи!).
Непродуктивные встречи – это противоположность важных заданий, например, работы над проектом. Эти встречи отнимают массу времени, но практически не имеют позитивного влияния на производительность.
Последствия
Всё в жизни имеет последствия. И это также включает то, как Вы подходите к своей работе.
Если вы проводите много времени, работая над ненужными заданиями – то не увидите больших результатов. Фактически, продуктивность в лучшем случае будет инертной. Конечно, причина этого – очевидна: вы не показываете себя с лучшей стороны, потому что всё время занято завершением нескончаемой череды незначительных заданий. И вот что в этом грустного. Вы можете обнаружить, что отстаёте от остальных (сверстников, коллег), потому что производительность становится всё ниже нормы.
Так что же можно сделать, чтобы справиться с этой проблемой?
Как я это вижу
Будучи раньше зависимым от незначительных заданий, я теперь уверен, что могу помочь вытащить вас из этой ямы.
Прежде всего, какой бы ни была работа, в ней будут незначительные задания, от которых можно избавиться.
Это правда. Каждое задание для поддержания работы можно либо уменьшить, либо передать кому-то другому, или даже – в некоторых случаях – полностью убрать. После того, как вы лучше поймёте сколько времени и внимания проводите над этими заданиями, вы откроете возможности работать над тем, что я люблю называть…настоящей работой!
С моего опыта, вот несколько незначительных заданий, которые можно либо уменьшить, либо удалить:
- Повторяющиеся, незначительные встречи.
- Незначительные звонки, и главные враги продуктивности – социальные сети и новостные сайты, также как и другие расхитители времени.
- Задания и проекты, которые требую мало времени, уникальных талантов или навыков.
- Задания и проекты, в которых вклад незначительный, но которые забирают массу времени.
Возьмите мейл, к примеру.
В книге Криса Бейли «Проект продуктивности», он провёл неформальный опрос, в котором попросил несколько друзей следить за тем, как часто они проверяют наличие новых сообщений на работе каждый день на протяжении недели. Среднее число среди них? Впечатляющий 41 раз!
Другое (и в этот раз, более научное) исследование показало, что большинство людей проверяют свои мейлы приблизительно каждые 15 минут – что в сумме составляет 32 раза за 8-часовой рабочий день.
Когда вы проверяете наличие новых сообщений 32 раза в день, это 32 раза, когда внимание отвлекается от того, над чем вы должны бы были работать. В таки условиях довольно сложно сохранить ясность ума. Мейл может быть важным заданием для поддержки работы, но не нужно проверять его 32 раза в день.
Вот как вернуть продуктивность на правильный путь
Записывайте
Простое ведения отчёта о проделанной работе даст лучшее понятие того, над чем вы каждый день работаете. Но время – только одна сторона медали. Незначительные задания также отнимают массу внимания.
После того, как вы определите эти незначительные задания, подумайте о том, как часто вы сосредотачиваетесь на них на протяжении дня, ведя формальный подсчёт один или два дня.
Запишите их в порядке отнимания наибольшего количества времени и внимания. Например, ответы на мейлы, посещение встреч, работа с документами, составление списка дел, и т.д.
Есть вероятность, что у вас есть такие поддерживающие настоящую работу задания – практически каждый офисный работник на планете завален мейлами и его приглашают на слишком много встреч и событий. Но, как я уже раньше замечал, возможно уменьшить, передать кому-то другому или даже удалить такого типа задания. Вы можете это сделать – и это точно следует это сделать!
Я понял, что самый эффективный метод уменьшения незначительных заданий – это осознать, сколько времени и внимания уделяете этим заданиям, а потом в прямом смысле уменьшить их, установив лимиты.
Некоторые задания в работе забирают огромные количества внимания, а не времени. К примеру, для того, чтобы ответить на большинство мейлов, нужна минута или две, но, когда вы проверяете мейл десятки раз в день, это огромное количество раз, когда перебрасываете своё внимание с чего-то важного.
Цена за такие переключения, которые ассоциируются с многозадачностью, очень высокая. (И не в хорошем смысле этого слова!).
Конечно, незнание того, есть ли у вас новые сообщения, привносит неуверенность, – а это влияет на ваше внимание. И ещё есть эти частые напоминания о новых сообщениях, которые перебивают вас, когда вы пытаетесь работать над чем-то более продуктивным.
Для таких заданий, лучший способ уменьшить их влияние на время и продуктивность – ограничить частоту сосредоточения на них на протяжении дня. Я отключаю мои напоминания о новых сообщениях, и проверяю мейл только несколько раз в день: утром, перед обедом, и в конце дня.
То же касается встреч.
Не принимайте каждое приглашение на встречу, которое получаете. Вместо этого, ограничьте количество встреч, которые посещаете в неделю. Вы не только освободите время для своей настоящей работы – но, забегая вперед, отобьёте желание коллег приглашать вас на ненужные встречи.
Ваша очередь
Поэтому, не разрешайте, пожалуйста, незначительным заданиям затянуть ваш уровень продуктивности в яму. Начитайте каждый рабочий день, неделю и месяц с плана. Знайте те вещи, которых хотите достичь – и, уменьшая и удаляя всё, что отнимает время – идите и достигайте их!
Я обещаю, вы будете поражены ростом своей продуктивности, когда сосредоточитесь на больших заданиях. Начальник и коллеги посмотрят на вас другими глазами. Они будут удивляться, как вы можете столько достичь в, казалось бы, такие короткие сроки. Одно я знаю наверняка – ваша новая мега продуктивная рабочая жизнь со временем принесёт хорошие дивиденды. Они могут быть в форме повышенного удовольствия от работы, большей зарплаты или даже повышений.
Как говорится…мир у ваших ног!
Перевод статьи — Have You Been Wasting Your Time Wrongly? via Клубер
Фото — dpchas.com.ua
