Планування робочого часу – це те, чого багато хто з нас навчаються за необхідності. Проблема в тому, що якщо навик був придбаний за необхідності, то з ним приходять і погані звички. І хоча сам по собі дуже корисний навик, ми не можемо використовувати його в повній мірі. Витратьте час на читання інформації з планування робочого часу, і ви можете досягти відмінних результатів.
Можливо, ви зможете похвалитися такими результатами:
- Позбавлення від звички тягнути час і ухилятися від роботи
- Більш швидка і легка оцінка своєї роботи і здібностей
- Менше занепокоєння про зрив термінів
- Велика продуктивність праці
- Більше часу для відпочинку і гарячі тури
Планування робочого часу – це навик, який дозволить вам виділити час на розвиток. І кожному в цьому допоможе щось своє. Найкраще було б спробувати самі різні підходи, поки ви не зрозумієте, що ваше сприйняття і ставлення до роботи змінилися.
Рекомендації щодо планування робочого часу:
1. Робіть записи: записуйте все, що зможете. Заведіть собі щоденник або блокнот для записів, якщо у вас його ще немає. Особисто я віддаю перевагу невеликий простий блокнот з білим папером, тому що він не обмежує вас чіткими графами і клітинками, як стандартний щоденник.
Звичайний список того, що треба зробити, буде корисний кожному з нас, але мені найбільше подобаються «Три списки Трьох Методів». Ваша мета – намагатися не створювати занадто довгі списки, які збивають з пантелику при першому ж погляді на них.
2. Використовуйте час, коли ви не працюєте: використовуйте той час, коли ви гуляєте, ведете машину, стоїте під душем або робите ще щось «непродуктивне», для планування. Подумайте про своїх цілях на сьогоднішній або на наступний день. Які цілі будуть найважливішими? Найголовніше – правильно розставити пріоритети.
3. Заохочуйте себе: коли ви закінчуєте, особливо, якщо це було чимось важливим, обов'язково залишіть собі час на заохочення. Автор «Заводного апельсина» Ентоні Берджес для завершення необхідних справ використовував Метод «мартіні». Берджес ставив перед собою мету – 1000 слів на день. Коли він виконував свою денну норму, він міг розслабитися з мартіні і влаштувати собі вихідний. Можливо, для когось із вас мартіні буде не найкращою нагородою, але сам метод непоганий.
4. Зосередьтеся на чомусь одному: людський мозок працює найбільш ефективно під час концентрації. Як ми побачили раніше, робота з багатьма завданнями одночасно представляє собою перешкоду для хорошої продуктивності. Сконцентруйтеся на чомусь одному і доведіть справу до кінця. Стежте, щоб завдання не переплуталися між собою. Іноді виконання відразу декількох завдань може виявитися більш ефективним, але в основному це не так.
5. Будь-якими способами уникнути затягування роботи: якщо ви прагнете до максимальної продуктивності праці і раціональному використанню часу, ні в якому разі не можна відкладати роботу. Якщо про це не подбати, то про продуктивності праці можна забути.
6. Встановлюйте собі крайні терміни: нікому не подобаються обмеження по термінах. Вони викликають стрес, роздратування, неспокій – і знову стрес. Гарантований спосіб пом'якшити цей стрес – встановити собі термін ще раніше реального. Ставте здійсненні мети, але при цьому будьте вимогливі до себе. Киньте собі виклик, і при цьому, згідно з пунктом 3, нагороджуйте себе за те, що прийняли цей виклик. У кінцевому рахунку, це не тільки заощадить вам час і підвищить продуктивність праці, але і залишить запас часу до реальних термінів, зрив яких загрожує штрафними санкціями за прострочення. До речі, не треба зловживати відсутністю штрафів, розробіть свої власні санкції за зрив ваших особистих термінів.
7. Передавайте повноваження: часто буває так, що люди беруть на себе більше, ніж можуть виконати. Переоцінювати свої здібності не так уже й погано, але це може призвести до стресу і збільшення обсягу робіт. Для того щоб уникнути зайвого стресу, подумайте про те, щоб поділитися завданням з іншими.
8. Записуйте свої плани в щоденник: в рутині буднів ми часто втрачаємо бачення наших планів у перспективі. Якщо ви заведете щоденник для запису планів, розрахованих на віддалений час, це допоможе вам розробити концепцію довгострокових планів і удосконалити виконання поточних завдань. Кожен раз, коли вам почне лізти в голову думка «Навіщо мені треба робити цю роботу прямо зараз? Краще я піду додому, подивлюся «Залишитися в живих», просто подивіться у свій щоденник. Ви згадайте про виплати за іпотекою або про те, що настав час оплати навчання дитини. Кожен місяць переглядайте свій щоденник, щоб перевірити актуальність планів.
9. Скористайтеся програмами, такими, як RescueTime: це просте додаток, що записує і зображує у вигляді графіка, яким чином ви провели час за комп'ютером. Ці «двохвилинні» перерви (лише для того, щоб почитати новини, швиденько зіграти в онлайн гру або написати тітоньці Бетті електронний лист) тягнуть дуже багато часу і знижують продуктивність праці. RescueTime допоможе вам чітко побачити, як саме ви розподіляєте свій час і навіть щотижня надсилати звіт вам на пошту.
10. Працюйте з командою: ця рада має багато спільного з пунктом 7. Хоча деяким страшно уявити, як вони можуть відмовитися від своїх обов'язків, це неоціненний метод підвищення продуктивності всієї команди. Переконайтеся, що цілі команди ясні і зрозумілі, і що кожен знає, за яку частину роботи він відповідає. Упевніться, що вам доступні всі засоби зв'язку. Неможливість вчасно вийти на зв'язок позначається на продуктивності не кращим чином. Давайте завдання тим, хто може виконати їх краще інших, і справа піде швидше.
11. Уникайте емоційного і фізичного виснаження: це трапляється тоді, коли ваше тіло і розум не можуть більше справлятися з тими завданнями, які ви на них покладаєте. Не змушуйте себе зробити неможливе. Виділіть час для дійсно важливих завдань, але завжди обов'язково залишайте час для того, щоб розслабитися. Згадайте всі свої останні досягнення, і ви відчуєте себе добре. Це допомагає набути впевненості, а чим більше впевненості, тим вище продуктивність.
Той, хто вміє добре планувати робочий час, завжди має переваги перед іншими. Постарайтеся використовувати ці рекомендації у своїй повсякденній життя, і ви побачите, наскільки краще ви стали працювати.
