Олена Клішина — бізнес-тренер, експерт в області управління,
комунікацій, підвищення ділової та особистої ефективності.
Практик з багаторічним досвідом роботи в найбільших російських
і західних компаніях у сфері менеджменту, продажу і навчання.
Самая главная беда нашего времени – распыление внимания. Лавина информации обрушивается на наши бедные головы и требуется навык, чтобы не захлебнуться в этом информационном потоке. А технологии, призванные сделать нашу жизнь лучше, постепенно полностью овладевают вниманием и практически установили над нами тотальное господство.
Давайте уявимо робочий день звичайного офісного працівника. Як проходить цей день?
Ви сідаєте написати важливий звіт, в цей момент «дзинь», спливає нагадування поштою. Ага, лист від боса з черговим дорученням, яке треба зробити «вчора», ви відволікаєтеся, збираєтеся тут же вирішити цю задачу, підходить колега і запитує, як вам вчорашня прем'єра. Ви кілька хвилин розмовляєте, і тільки збираєтеся сісти за звіт, тут знову «дзинь», на телефоні оповіщення, що ваш приятель прокоментував ваш пост, ви відкриваєте фейсбук і зависає у френдстрічці ще на півгодини, ставлячи лайки на нові фотографії друзів. Тут вже приходить час обіду, ви обідаєте з колегами, після знову сідаєте за звіт і, о, чорт, згадуєте, що ще не виконали доручення боса з листа, а ще треба подзвонити батькам, записатися до лікаря і взагалі... І так проходить цілий день. А за підсумками: ні-чо-го не зроблено. А всі нескінченні відволікання і відчуття бездарно витраченого часу.
За статистикою, середнього менеджера відволікають кожні 8 хвилин. Припустимо, кожне відволікання – в кращому випадку 3 хвилини. А це вже 3 години на восьмигодинному робочому дні. А ще не забувайте, що нам потрібно близько 10-20 хвилин на розкачку, щоб вийти на колишній рівень продуктивності, який був, до того як нас перервали. Тоді виходять взагалі страшні цифри. А працювати коли? Ось звідси беруться наші переробки, незадоволеність і стрес як підсумок.
Процесор зайнятий, ми не встигаємо обробляти всю інформацію, поступово наростає нерозуміння, роздратування і стрес. Нескінченно хочеться натиснути «resert». І зробити перезавантаження.
Що робити? Як самому управляти вхідними потоками, працювати з отвлечениями, щоб не ставати «раб лампи»?
Я задалася цим питанням років 13 тому, в пору роботи менеджером в найбільшому російському банку. І коли мої середньостатистичні затримки на роботі стали перевищувати 4-5 годин щодня, а особа набула дивний зеленуватий відтінок :), ось тоді я перший раз вирішила: «Так більше жити не можна».
Тому модні в той час віяння у вигляді тайм-менеджменту були дуже актуальні. Пройшовши кілька тренінгів і прочитавши купу книг, я грунтовно взялася за своє життя і мені вдалося знизити кількість затримок і значно підвищити продуктивність. Потім, поступово, дедалі більше захоплюючись напрямками в сфері ефективності, управлінням енергією і цілями, поступово виробилася своя система роботи з пожирачами, яка допомагає нейтралізувати поглиначів часу мені і моїм клієнтам. Я далеко не робот і живу в комфортному для мене ритмі, люблю нові гаджети і активно їх використовую, але іноді проводжу «чистку», ужесточаю заходи, щоб не розпорошуватися.
І тут хочу поділитися декількома основними способами по роботі з отвлечениями, які накопичилися за ці роки і допомагають мені і клієнтам бути продуктивніше. Можливо, деякі рекомендації можуть здатися твердуватими, разом з тим, я переконана, що в наш інформаційний вік інакше ніяк. Або ТИ жорстокий з пожирачами часу, або ВОНИ з тобою :) Вирішувати вам.
Не все буде працювати саме з вами, але якийсь набір інструментів і хаків у сфері продуктивності, управління часом і енергією, ви, сподіваюся, зможете застосувати. Тут я зібрала свої знахідки і рекомендації гуру по продуктивності. А якщо ви додасте свої способи, буду рада!
Ну що, поїхали:
Почну з рекомендацій для инфоманьяков, як я. Давайте повернемося до тієї стопці непрочитаних книг, папки куплених, але не пройдених електронних курсів на комп'ютері закладок мережі на непрочитані статті, до яких ніяк не доходять руки.
Во первых, все эти «непрочитанные» вещи, как и все незавершенные дела, сосут из нас энергию и только способствуют росту неудовлетворенности, поэтому, выход один – самому брать быка за рога и начинать фильтровать всю входящую информацию и работать с отвлечениями.
Отже, як не потонути в інформації:
- Сядьте на низкоинформационную дієту. Перший раз я почула цю фразу у Тімоті Ферріса і вона мені дуже допомогла.
- Встановіть фільтри.Будь-яка інформація, яку мені хочеться проковтнути проходить перевірку стоп-питанням: «Як ця інформація стане в нагоді мені найближчим часом»? І якщо відповідь негативна, то я відкладаю її на момент потреби. Наприклад, я читаю додаткову літературу по темі майбутнього тренінгу безпосередньо перед тренінгом, щоб вона була актуальною.
- Обмежте кількість новин в житті.Нічого важливого ви не пропустите, запевняю. Все найважливіше вам обов'язково розкажуть. Я читаю заголовки в стрічці новин в інтернеті і якщо щось мені особливо цікаво, заходжу і витрачаю на це не більше 2 хвилин в день.
- Відмовтеся від телевізора або обмежте час на нього. Вся телеиндустрия заточена на то, чтобы удерживать вас у телеэкранов. Таким образом, они реализуют свои цели, а вы – нет. Вы просто тратите время своей жизни. Другой вопрос, если телевизор помогает вам расслабиться, но для этого хватит полчаса-час в день.
Трішки цифр. За статистикою середня людина витрачає на телевізор 3-6 годин в день, це 45-90 днів у році. 3 місяці життя! Ви тільки уявіть, як би змінилося ваше життя, якщо б ви витратили на поліпшення її якості! Хоча, я чомусь впевнена, що серед наших читачів мало любителів посидіти перед телевізором :).
- Абсолютно те ж саме стосується соц. мереж. Багато мої друзі і колеги вже багато років не дивляться телевізор, але благополучно замінюють його соціальними мережами і самі не помічають, яку колосальну кількість часу витрачають даремно. У більшої половини учасників наших курсів і тренінгів, основний поглинач часу – соціальні мережі.
Отже, обмежте час в соц. мережах. Або використовуйте їх функціонально. Моя новинна стрічка налаштована так, що я читаю тільки анонси з цікавим мені темами і новини цікавих мені людей.
- Використовуйте правило «50 на 10»,тобто 50 хвилин продуктивної роботи без відволікань і 10 хвилин винагороди в соціальних мережах у вигляді блукання по френдстрічці і натискання лайків).
- Раз в тиждень або раз в день робимо повний відмова від гаджетів. Ніяких телефонів, айпадів, ноутбуків і навіть книг. Від-дох-кових! Сконцентруйтеся на світі навколо, на зелені листя, голоси друзів, музики, відчуття тіла. Досить жити у вигаданому світі.
Мене дивує, коли я бачу нескінченні пости і фотографії в фейсбуці про хронології щоденних дій знайомих і колег і виникає питання, а коли вони встигають жити і встигають, якщо все життя відбувається через призму інстаграмма і фейсбука і скільки дорогоцінного часу йде на те, щоб сфотографувати і запостити, замість того, щоб продихати і відчути життя.
Я, как никто понимаю, что социальные сети – прекрасный инструмент найти единомышленников, поделиться важным с миром, пообщаться с интересными тебе людьми, не говоря уже о возможностях маркетинга и продвижения идей, но здесь очень важно соблюсти эту тонкую грань между реальной и виртуальной жизнью и не стать зависимым от внешних факторов, как лайки и комментарии, а осознанно проживать свою жизнь.
Їдемо далі:
- Звільняйте свій мозок – постоянно сбрасывайте всю информацию в одно место, это может быть список в ежедневнике, на планшете или компьютере, желательно, чтобы носитель информации был один. И ежедневно разбирайте свой единый список и структурируйте информацию. Главное, не пытайтесь удержать весь хаос идей, мыслей и дел в голове. Нажимайте кнопку «сброс». Чтобы структурировать хаос, я использую mind maps или интеллект-карты.
Медитуйте, відпочивайте, займайтеся фрирайтингом, тільки не тримайте все в оперативній пам'яті, якщо не хочете «зависнути».
Це особливо важливо, якщо вам потрібно прийняти якісне рішення, нагенеририть ідей. Тут ви повинні залишити всі турботи позаду і звільнити голову, повну стереотипів, для нових ідей і свіжих рішень. А для цього просто запишіть всі хаотичні думки на папір, спустошили ваш дорогоцінний посудину і вперед до нових ідей!
- Не бійтеся списків.Это не западня, как думают иррационалы – это свобода, свобода вашего разума думать о том, что действительно важно, а не застревать в ворохе пролетающих идей и мыслей.
- Розберіться з телефоном.Ми і не помітили, як стали рабом наших гаджетів. Один телефонний дзвінок може зруйнувати наші грандіозні плани. А ж ні-чо-го не станеться, якщо ви відповісте не відразу, а трохи пізніше. Тільки, якщо ви не співробітник МНС і швидкої допомоги. Для мене це розуміння прийшло під час тренінгів. Коли я веду тренінг, природно, що я недоступна по телефону, але я завжди передзвонюю в перерви, в кінці дня або через день, залежно від актуальності.
Коли я зрозуміла, що світ не руйнується, якщо я не передзвонюю цю хвилину, я стала застосовувати ці навички і в звичайному житті і частенько ставлю телефон на беззвучний режим, коли вирішую серйозні завдання і передзвонюю, коли можу. Причому, я збираю дзвінки і потім відповідаю на всі одразу. Значна економія часу. Тут я повністю згодна з Деном Кеннеді, який сказав про це у властивій йому манері:
«В жизни нет ничего такого, что нельзя отложить на часок. Или на пару часов. У всех своя специфика, но никто не должен быть всегда доступным для входящих звонков. Это все равно что ходить с табличкой “Пни меня” на спине. Если вы принимаете все входящие звонки, значит постоянно прерываете работу над задачей известной вам важности в пользу вопроса или лица неизвестной важности. Вы отдаете контроль над своим временем неизвестному. И это будет выматывать вас, но вы так и не будете успевать главное».
Поступово ви привчіть своїх клієнтів, друзів і близьких поважати час і почнете поважати його самі.
- Знизьте, нарешті, кількість перевірок електронної пошти. Так само, як і телефон, соц. мережі, електронна пошта стала справжнім хронофагом, який нескінченно пожирає ваш час. А все тому, що ми вважаємо, що повинні миттєво реагувати на кожне прилетающее лист. Пам'ятайте, ми повинні діяти не реактивно, а проактивно, управляти самому. Абсолютно необов'язково дивитися тільки що прийшов лист. Набагато ефективніше зробити кілька тимчасових блоків для перевірки пошти. Немає нічого такого надстрокового, на що ви не можете взяти міні тайм-аут.
На тренінгах завжди видно, чим вище рівень керівника, тим менше він відволікається на телефон і пошту, а часто не відволікається взагалі, так як вміє розставляти пріоритети і концентруватися. А якщо учасник постійно на телефоні, то це відразу показник людини, що не вміє організувати свій час, як правило початківця працівника, який служить всім, але тільки не себе. Телефон часто служить показником власної затребуваності, хоча, скоріше це уявна потрібність і показник того, що ми не в змозі організувати свій простір.
- Вимкніть push-up повідомлення соц. мереж та оповіщення поштиі перевіряйте їх тоді, коли ви дійсно цього хочете, а не тоді, коли цього хочуть від вас.
- І найважливіше, навчіться ввічливо говорити «немає» непотрібних справах і людям.Вы наверняка замечали, как много времени и энергии уходит на пустые разговоры и занятия. А мы не можем найти правильных слов, чтобы вежливо отказать человеку или дать понять, что мы заняты. Хорошая новость, что умение говорить «нет» – это навык и ему можно и нужно учиться. В тренингах по коммуникациям – это самый частый запрос участников. Как это делать обязательно напишу в отдельной статье.
Про те, як впровадити ці звички у своє життя, читайте в розсилці, спільнотах Facebook і в VKontakte.
Будьте в міру жорсткими, не йдіть на поводу у інформації і відвернень. Ми живемо в інформаційному столітті, так треба використовувати інформацію і технології собі на благо, а не ставати їх рабами. У сьогоднішній ситуації ми чудово бачимо, як легко керувати нами через інформаційні потоки. Не будьте рабами, розпоряджайтеся своїм життям самі. Фільтруйте, блокуйте, відмовляйте. Це ваше життя, ваш настрій, ваша територія.
Успіхів вам!
Ваша Олена Клішина,
сайт easy-steps.ru
