Уявіть хоча б на хвилинку, що вам ось-ось доведеться поговорити з вашим підлеглим про розбурхують ваша уява зміни, які чекають вашу компанію, і які ви проштовхували у вищому керівництві стільки, скільки ви себе пам'ятаєте. Уявіть, що ви сповнені ентузіазму, і заздалегідь впевнені, що співробітник розділить ваші почуття. Але варто вам поділитися з співробітником цією новиною, і вас зустрічає відсутній погляд, втомлений зітхання, а то й гнівне заперечення.
Деякі розмови просто не йдуть так, як ви очікували, навіть якщо ви ретельно до неї готувалися і намагалися прорахувати всі варіанти. Але це не означає, що ви повинні здатися, опустити руки і пускати все важливі розмови на самоплив. Не варто забувати про те, що в недавньому науковому дослідженні приблизно 91 відсоток з 1000 опитаних співробітників різних фірм стверджує, що їх начальство страждає від проблем зі спілкуванням. Дані, зібрані вченими, вказують на те, що більшість людей, що займають керівні посади, часто упускають неймовірно важливі можливості, які могли б допомогти їм домогтися куди більшого довіри від своїх підлеглих.
Як людина, ось вже більше 25 років обіймає керівні посади, я чудово знаю, як важливо чесне та відкрите спілкування між начальством і підлеглими, але я прийшов до цього розуміння далеко не відразу – і не раз оступался на шляху. І хоча я зовсім не пишаюся цими збоями в процесі спілкування, вони дали мені дуже важливі життєві уроки, не раз знадобилися мені у моїй кар'єрі менеджера, включаючи те, як чинити відносини, «дали тріщину», і як зробити спілкування більш конструктивним.
У телеграм-каналі «Клубер» кращі статті про відносини, психології, езотерики та саморозвитку, які допомагають збагатити внутрішній світ і поліпшити якість життя.
Тепер я чудово знаю, що потрібно робити, якщо мені буде розмова на важливу тему, а чого робити не можна ні в якому разі, і на основі цього розробив декілька найбільш важливих правил спілкування в будь-яких ситуаціях:
1. Викиньте з голови «сценарій» розмови.
Щоб домогтися успіху в переговорах на важливу тему, ви неодмінно повинні бути до них готові. Але є велика різниця між складанням нотаток, якими можна скористатися для переконання співрозмовника у вашій правоті, і складанням готового сценарію, якому ваш співрозмовник повинен неухильно слідувати, щоб розмова пройшла в конструктивному ключі. Такий сценарій нічим вам не допоможе, а от зашкодити може.
«Складна розмова проходить краще всього, коли ви думаєте про нього, як про самому звичайному розмові», — вважає Холлі Вікс, автор «Невдач у спілкуванні». Чому наперед розписана, як за сценарієм, бесіда приречена на невдачу? Та тому, що ваш співрозмовник ні сном, ні духом не знає про вашому сценарії, і абсолютно не уявляє, що він нібито «повинен» відповідати на ваші репліки. Чи варто дивуватися, що подібні розмови найчастіше стають напруженими, незграбними і неприродними? Якщо ви хочете, щоб розмова на важливу тему був продуктивніше і природніше, складіть список питань, які потрібно обговорити, але в іншому будьте гнучкіші і дозвольте бесіді текти природно.
2. Не ходите навколо так близько теми розмови.
Якщо ви займаєте керівну посаду, то під час важливих розмов вам варто висловлювати свої думки як можна більш явно і недвозначно. Починайте зустріч або нараду з заяви про те, чого ви збираєтеся досягти з її допомогою, і попросіть присутніх зробити те ж саме. Після цього почніть обговорення заявленої теми, і не соромтеся цікавитися думкою всіх учасників дискусії.
3. Спробуйте поставити себе на місце співрозмовника.
У всіх нас є свій власний життєвий досвід, який призводить до формування унікальної системи переконань... це цілком нормально і природно, але ми не повинні припускати, що наш співрозмовник володіє тим же життєвим досвідом і переконаннями, особливо під час дискусій на важливі теми. Приміром, кілька років тому мені доручили очолити команду з реструктуризації нашої компанії. Нам потрібно було поглибити і розширити нашу присутність в областях, в яких ми були найбільш конкурентноздатні, і по праву вважалися експертами, але це означало, що нам доведеться позбутися від деяких не настільки важливих напрямків діяльності. Одним із завдань моєї команди було обговорення з працівниками змін у структурі компанії і те, як це вплине на їхні посадові обов'язки. Один з таких розмов став для мене дуже цінним життєвим уроком, так як пішов зовсім не так, як я очікував.
Я був настільки впевнений у тому, що наша команда робила неймовірно важливу справу, яка принесе користь усім нам, що мені не вдалося повністю пояснити поточну роль однієї з наших співробітниць в нашій компанії, і те, як вона зміниться в майбутньому. Я припустив, що, так як вона є начальником одного з підрозділів, вона сама зрозуміє важливість і необхідність свого переведення на іншу посаду, але мені не вдалося пояснити їй, як буде відбуватися процес реорганізації, і те, яке конкретне участь у ньому буде приймати вона сама. З-за цього вона не зрозуміла ні своєї важливості для компанії, ні того, наскільки великою цінністю для нас був її праця, і сприйняла те, що трапилося в якості покарання, хоча воно їм зовсім не було.
У будь-якій розмові є як мінімум дві сторони, так що намагайтеся завжди брати до уваги погляд на ситуацію з боку вашого співрозмовника. Погляньте на обговорювану проблему з вашої точки зору... а потім спробуйте відповісти на одне просте питання: Що про все це думає ваш підлеглий? І якщо ви не можете дати на нього чітку і однозначну відповідь, запитайте його, чи її про це прямо. Якщо ви спробуєте зрозуміти свого підлеглого, і поглянути на події очима, він буде набагато більш готовий до продуктивного спілкування.
Після того, як я зрозумів, що моя розмова з співробітницею зайшов кудись не туди, я вирішив змінити підхід, і попросив її розповісти мені, що вона думає і відчуває у зв'язку з майбутнім переходом на нову посаду. Саме тоді я зрозумів, що повинен поставити себе на її місце, і пояснити все докладніше. Так що я розповів їй, що переклад на нову посаду жодною мірою не є покаранням, більше того, він дозволить їй приділити більше часу тим аспектам своєї роботи, в яких вона була експертом. Після того, як я це зробив, вона стала одним з найбільших прихильників реорганізації у всьому своєму відділі, і допомогла мені переконати інших співробітників.
4. Не переходьте в глуху оборону.
Коли розмова починає приймати для нас неприємний оборот, ми з великою легкістю приймаємо на себе роль жертви і ощетиниваемся емоційними колючками, немов їжаки, але це саме та тактика, якої потрібно уникати, немов чуми. Спроби перекласти всю провину на нашого співрозмовника або фрази на кшталт «Мені зовсім не подобається ваша позиція!» або, скажімо, «Ви не полегшуєте мою роботу!» не тільки не роблять розмову більш конструктивним, але і змушує вас виглядати так, ніби вам немає ніякого діла до думки чи почуттів вашого підлеглого. Замість цього визнайте той факт, що у вас є певна роль у цій дискусії, і постарайтеся знайти рішення даної проблеми разом з співробітником.
5. Виявляйте хоча б трохи співчуття.
Так, розмови на складні і непрості теми не завжди бувають приємними, але співчуття здатне допомогти вам донести до співрозмовника неприємні новини не менш чесно, але з великою увагою до її почуттів. Зрештою, моя розмова з тієї співробітницею з приводу реструктуризації увінчався успіхом перш за все тому, що я проявив співчуття і розуміння у її відношенні. Як тільки я зрозумів, чому вона так турбується, я зміг змінити свій підхід до розмови відповідним чином, і домогтися успіху. Пам'ятайте про те, що ви повинні не тільки відповідати на питання своїх співробітників, і вирішувати їх проблеми, але ще і залишатися на півкроку попереду, заздалегідь переконавши їх у тому, що вони – важливі члени команди.
Спілкування з вашими підлеглими на важливі теми не буває легким або простим – особливо коли підлеглі реагують на ваші слова зовсім не так, як очікувалося. Але навіть якщо якась дискусія не принесе очікуваних результатів, це все одно стане для вас цінним досвідом. Після виснажливого розмови виділіть час на те, щоб гарненько обміркувати те, що трапилося, і усвідомити, що пройшло добре, що – не дуже, і що ви могли б змінити в майбутньому. У поєднанні з прозорістю, вмінням слухати і чути, а також здатністю співчувати співрозмовника, це здатне зробити навіть найскладніші бесіди набагато простіше і продуктивніше.
Переклад статті The do's and Don ts of Tough Conversations via Клубер
